คุณสมบัติหลัก
- สามารถกำหนดกระบวนการอนุมัติได้โดยอัติโนมัติ
- สามารถใช้ข้อตกลงการจัดซื้อร่วมกันที่มีการใช้งานอยู่
- ติดตามประสิทธิภาพของผู้ขายได้
- ลดกระบวนการทำงานด้านการจัดซื้อที่ไม่จำเป็น
- ปรับมุมมองในการรายงานผลได้ 360 องศาจากแดชบอร์ดการจัดซื้อ
กระบวนการการจัดซื้อจัดจ้างในปัจจุบันอาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำขอซื้อสินค้าและบริการต้องดำเนินการด้วยตนเองผ่านทางโทรศัพท์ อีเมล กระดาษ แคตตาล็อก และแฟกซ์ ดังนั้น เป้าหมายของ NetSuite คือการช่วยให้บริษัทต่างๆ ซื้อสินค้าและบริการในราคาที่ดีที่สุดและทันเวลา NetSuite จะช่วยให้บริษัทบรรลุเป้าหมายนี้โดย
- ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงานได้มากขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ
- ลดต้นทุนโดยการจัดช่องทางการจัดซื้อไปยังคู่ค้าที่ได้รับการอนุมัติและทำสัญญาที่ได้เจรจาไว้ล่วงหน้า
- ปรับปรุงการมองเห็นข้อมูลด้วยการแสดงข้อมูลค่าใช้จ่ายของบริษัทและประสิทธิภาพของคู่ค้าแบบเรียลไทม์
การจัดการความสัมพันธ์กับคู่ค้า
การเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้าของคุณให้เป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของการบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง โดยคุณสามารถบริหารจัดการผู้ขายและผู้ให้บริการแต่ละรายได้ง่ายผ่านทาง NetSuite สามารถติดตาม รายการและราคาที่ได้รับการอนุมัติ ที่อยู่สำหรับสถานที่และสำนักงานของผู้ขาย ข้อมูลทางการเงินและธุรกรรมการซื้อ ข้อมูลความสัมพันธ์ เช่น ผู้ติดต่อ บันทึกย่อ ข้อความ แคมเปญการตลาด และสัญญาที่เกี่ยวข้อง
ตอบโจทย์แม้มีคู่ค้าหลากหลายในแต่ละสาขา
หากคุณใช้ NetSuite OneWorld คุณสามารถกำหนดบริษัทที่เป็นสาขาหลักและบริษัทสาขาย่อยได้ไม่จำกัดจำนวน สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีสาขาหลายแห่งที่คู่ค้ารายเดียวกัน NetSuite สามารถรักษายอดคงเหลือสำหรับคู่ค้าแต่ละรายตามบิลที่ป้อนข้อมูลและการชำระเงิน ด้วยการรายงานผลผ่านทางหน้าจอ ทำให้ง่ายต่อการดูภาพรวมการจัดซื้อจัดจ้างของธุรกิจ จำนวนหนี้ บิลที่ต้องชำระ ใบสั่งซื้อที่ค้างชำระและที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
เชื่อมโยงคุณกับคู่ค้า
อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า คือการให้คู่ค้าเข้าถึงช่องทางออนไลน์ได้ฟรี เพื่อตรวจสอบข้อมูลการสั่งซื้อ ซึ่งเป็นวิธีการติดต่อที่ดีเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดการส่งเอกสารกลับไปกลับมาทางอีเมลการเข้าถึงช่องทางออนไลน์ได้ฟรีนี้ ทำได้โดยการทำเครื่องหมายที่ช่องบนบันทึกคู่ค้าและกำหนดรหัสผ่านให้กับคู่ค้าแต่ละราย
การบริหารจัดการสินค้า
NetSuite มาพร้อมกับความสามารถที่เป็นเอกลักษณ์ คือการตั้งค่ารายการสินค้า โดยสามารถตั้งค่าได้ง่ายและช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลในปริมาณที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นประเภทของสินค้าหรือบริการที่ซื้อในบันทึกรายการ ซึ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะระบุคู่ค้าที่ได้รับการอนุมัติ การกำหนดราคา ประวัติการซื้อ ต้นทุนและการใช้งานตามสถานที่ หรือหน่วยวัดที่ต้องการสำหรับการขายและการสต็อกสินค้า
การจัดหา
การขอใบเสนอราคา
คำขอใบเสนอราคา (RFQ) คือคำขอที่ส่งไปยังคู่ค้าหนึ่งรายหรือมากกว่าหนึ่งราย โดยขอให้ระบุรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับราคา ข้อกำหนดและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับสัญญาการซื้อ โดยปกติแล้ว คำขอใบเสนอราคาจะมีการแบ่งระดับ เมื่อมีการซื้อสินค้าในปริมาณที่มากขึ้น ราคาต่อหน่วยจะลดลง ซึ่งคู่ค้าอาจเลือกที่จะให้ส่วนลดเพิ่มเติมเมื่อมีการใช้จ่ายตามจำนวนเงินทั้งหมดที่ระบุในรายการที่ซื้อภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด โดยขั้นตอนแรกคือการตั้งค่า RFQ เพื่อกำหนดรายการ ระดับราคา และวันที่เปิดและปิดของรอบระยะเวลาการเสนอราคา ด้วยการส่ง RFQ ให้กับคู่ค้า โดยสามารถกำหนดและส่งราคา ข้อกำหนด เงื่อนไข และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับใบเสนอราคาของคู่ค้าได้ หลังจากที่คู่ค้าทั้งหมดได้ส่งใบสนอราคา ผู้ซื้อจะวิเคราะห์ข้อมูลที่ส่งมาเพื่อกำหนดข้อตกลงที่ดีที่สุดจากใบเสนอราคาที่มี และหลังจากผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์แล้ว ผู้ซื้อจะทำเครื่องหมายว่าจะซื้อสินค้าใดจากคู่ค้ารายใด เมื่อผู้ซื้อเลือกคู่ค้าที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าแต่ละรายการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างใบสั่งซื้อสำหรับการสั่งซื้อทันทีหรือสัญญาการซื้อในอนาคต
การทำสัญญาสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง
การทำสัญญาในการจัดซื้อช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อและคู่ค้าสามารถใช้เงื่อนไขตามสัญญา ราคา และกำหนดการส่งมอบ เมื่อซื้อสินค้าและบริการ เช่น แทนที่จะมีเงื่อนไขและราคาตามใบสั่งซื้อที่ระบุเท่านั้น ผู้ซื้อสามารถใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขและส่วนลดตามปริมาณโดยอัตโนมัติตามปริมาณสินค้าหรือบริการที่ซื้อต่อปี
การจัดซื้อจัดจ้าง
การติดตามการซื้อเป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาสินค้าคงคลัง การรู้จำนวนสินค้าหรือบริการที่สั่งและเวลาที่จะได้รับสินค้าจะช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น NetSuite จึกถูกออกแบบมาเพื่อสามารถช่วยสร้างใบสั่งซื้อสำหรับสินค้าแต่ละรายการในปริมาณที่เหมาะสม รวมทั้งช่วยติดตามคำสั่งพิเศษและเปิดใช้งานระบบการจัดส่งสินค้า โดยคู่ค้าสามารถเข้าถึงบัญชีของธุรกิจผ่านช่องทางที่คู่ค้าได้รับการอนุมัติ หากคุณกำหนดการอนุมัติของคู่ค้าไว้ และเมื่อคำสั่งซื้อป้อนเข้ามาในระบบ คำสั่งซื้อนี้จะไม่ได้รับการประมวลผล จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ โดยระบบจะมีการส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่มีหน้าที่อนุมัติ
การจัดซื้อจัดจ้างทางตรงและทางอ้อม
- การจัดซื้อจัดจ้างทางตรงเป็นการดำเนินงานปกติสำหรับธุรกิจการผลิต การจัดจำหน่าย และการขายปลีก โดยจะถูกกำหนดเป็นพระราชบัญญัติในการจัดหาวัตถุดิบเพื่อการบริโภคในการผลิต หรือผลิตเพื่อขายสินค้าต่อ
- ในทางกลับกัน การจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อมจะเกี่ยวข้องกับการจัดหาสินค้าและบริการที่เปจำเป็นเพื่อให้ธุรกิจอยู่รอด
- NetSuite สามารถบริหารจัดการได้ทั้ง การจัดซื้อจัดจ้างทางตรงและทางอ้อม สำหรับรายการสำคัญที่จำเป็นต่อการจัดซื้อจัดจ้าง
การชำระเงิน
ใบรับสินค้า
NetSuite มีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการเพื่อรับสินค้าจากผู้ขาย คู่ค้า ลูกค้าและบริษัทย่อยอื่นๆ โดยใช้ขั้นตอนการทำธุรกรรมเดียวกัน ซึ่งเราสามารถบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ประเมินผล และดูรายงาการรับสินค้าผ่านการทำงานหรือการใช้งาน Workflow
การรับ-วางบิล และการอนุมัติบิลคู่ค้าแบบสามทาง ( 3-Way Matching )
NetSuite มีการแจ้งเตือนหนี้เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระเงิน และสามารถตั้งค่าเพื่อแจ้งเตือนได้ตลอดรอบบิล สำหรับกระบวนการอนุมัติบิลของคู่ค้าจะมีการตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินของคู่ค้าก่อนการประมวลผล การชำระเงิน การตรวจสอบรายละเอียดบิลของกับรายละเอียดของการซื้อ การสั่งซื้อ และการรับสินค้า รวมทั้งตั๋วเงินที่มีการระบุความคลาดเคลื่อนจะถูกส่งไปยังผู้มีอำนาจในการตรวจสอบและอนุมัติ
ข้อดีของการอนุมัติบิลคู่ค้าแบบสามทาง ( 3–Way Matching )
- การระบุปัญหาที่เกิดขึ้น โดยเน้นความแปรปรวนเฉพาะระหว่างการทำธุรกรรมให้ผู้อนุมัติหรือผู้ซื้อเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างตรงจุดและรวดเร็ว
- การรักษาระดับสินค้าคงคลังโดยการค้นหาความต่างระหว่างธุรกรรม
- ช่วยลดต้นทุนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการชำระเงินมากเกินไปสำหรับรายการที่ไม่ได้รับสินค้า
หลังจากป้อนใบแจ้งหนี้ของคู่ค้าและตั้งค่าผ่านกระบวนการอนุมัติการแบบสามทาง NetSuite ช่วยให้สามารถชำระเงินได้อย่างง่ายดายเมื่อครบกำหนด โดยการบันทึกการชำระบิลใน NetSuite โดยการส่งการชำระเงินไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นค่าใช้จ่าย และจำนวนเงินที่ชำระจะถูกหักจากยอดรวมของบัญชีเจ้าหนี้ ช่วยให้ธุรกิจสามารถยกระดับกระบวนการติดตามค่าใช้จ่ายให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และยังสามารถบันทึกยอดค้างชำระทั้งหมดได้
